除依据法律规范的强制性规范以及强制性质量标准对供应商实施管理外,企业有权采取如下措施以合同或表单约定的方式对供应商实施有效的管理:
⑴通过将国家推荐标准或行业推荐标准约定为供货时的质量标准;
⑵制订优于现有强制性标准且合法的供货质量标准;
⑶将质量标准以外的其他内在或外在质量要求作为合同义务条款;
⑷明确质量争议的检验方法及出现质量问题时的退货或换货方法;
⑸约定因原料导致的食品安全损失由供应商承担责任的范围、方式等。
对于经常性发生的采购,应建立标准化的合同文本、表单,并使各类文本、表单形成体系,分别覆盖经常性发生的交易且成为商务谈判的基础稿,以确保合同的质量及合同审查的效率。同时,合同的审查、评审、签订、履行等均需建立标准化的管理制度及操作流程,具体内容应包括具体的工作责任人、工作内容、完成时限等。
对于不同交易方式的采购,可根据其交易特定及行业习惯并结合企业的供应商管理制度,通过持续履行合同、小额应急采购合同等方式,使采购合同既符合供应商管理的要求又能满足企业的正常生产需要。
同时,企业应当建立合同示范文本的管理制度,对其制作、施行、修订、废止,甚至体例、质量标准等加以规范。